Efektivně, přehledně a jednoduše – to je princip, na kterém funguje univerzitní elektronický Helpdesk. Dosavadní praxe, kdy zaměstnanci univerzity mohli přes tento systém zadat požadavek a viděli, kdo a kdy ho vyřizuje, se nově rozšiřuje i na studenty.
„Využívání elektronického Helpdesku pro efektivní řešení požadavků nejrůznějších typů mezi zaměstnanci UP již zdomácnělo a celá řada fakult jej intenzivně využívá. Tento rok jsme navíc udělali celkovou rekonstrukci této webové aplikace, kterou jsme vytvořili v podstatě od začátku. Pro uživatele by měla být podstatně komfortnější a zobrazitelná i na mobilních zařízeních,“ vysvětlil ředitel Centra výpočetní techniky UP David Skoupil.
Nový Helpdesk je vytvořen tak, aby byl uživatelsky přívětivý. Na hlavní stránce helpdesk.upol.cz se nachází statistiky požadavků. V pravém horním rohu je přihlašovací formulář. Do Helpdesku se uživatelé hlásí pomocí Portal ID a hesla do Portálu. Ti, kteří ještě nemají Portal ID nebo zapomněli přihlašovací údaje, mohou zasílat požadavky prostřednictvím formuláře Anonymní požadavek.
V okamžiku, kdy se otevře webová stránka, stačí jen vybrat z nabízených kategorií, jako jsou například Servis výpočetní techniky, STAG nebo Oprava a údržba místností a budov. „Kromě potíží se STAGem nebo IT technologiemi budou moci studenti elektronický Helpdesk využívat i pro dotazy týkající se studia, kolejí nebo menz. Stačí v aplikaci vybrat správnou kategorii a požadavek bude směřován přímo na pracovníky, kteří jsou kompetentní problém řešit,“ řekl David Skoupil. Dodal, že hlavní výhoda oproti klasické e-mailové komunikaci tkví v tom, že uživatelé přesně vidí, jestli je jejich problém řešen a kdo jej řeší. I proto je velmi šikovná záložka Moje požadavky, kde budou přehledně evidovány dotazy konkrétního uživatele. Je možné se podívat, které požadavky jsou uzavřené, řešené nebo třeba zamítnuté. Požadavky lze i editovat a dají se i různě řadit například podle čísla, předmětu, kategorie, stavu či data poslední změny nebo data vytvoření.
Protože stále víc studentů i zaměstnanců využívá pro práci mobily nebo tablety, odpovídá tomu i řešení nového Helpdesku. „Samozřejmostí je také responzivní design pro zobrazení na mobilech a tabletech. V případech, jako je třeba zapomenuté heslo, umožňuje Helpdesk zadání i anonymního požadavku nepřihlášeným uživatelem,“ připomněl ředitel univerzitního CVT.
Helpdesk časem nahradí emailovou adresu stag-help@upol.cz, na kterou se studenti obraceli doposud a na které CVT řešilo i více než tisíc dotazů měsíčně. Spuštění nové verze Helpdesku CVT koordinovalo jak se studijními odděleními fakult, tak i se Správou kolejí a menz.
Podrobný návod k užívání Helpdesku najdete na stránkách univerzitní wiki ZDE.